Guida al pannello
Tutto quello che serve per ricevere e gestire gli ordini
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Cosa trovi qui
1. Il primo accesso
Il pannello si apre da locali.subitofood.it, dal telefono, dal tablet o dal computer. Per lavorare tutti i giorni conviene però l’app: è la stessa cosa, ma ti avvisa quando arriva un ordine anche se stai facendo altro.
Registrati con la stessa email della candidatura.
È così che il sistema ti riconosce: se usi un indirizzo diverso non trova il tuo locale e non ti fa entrare.
Trovi la scheda già compilata con i dati che hai dato in candidatura: nome, indirizzo, telefono.
Controllali e correggi quello che serve.
Carica il menu e gli orari. Sono le due cose indispensabili: senza, non possiamo attivarti.
Carica i documenti dal link che trovi nell'email di approvazione, oppure su subitofood.it/documenti-locale.
Servono il certificato di attribuzione della partita IVA (o la visura camerale), la documentazione sanitaria di apertura, il tuo documento d'identità fronte e retro, e l'IBAN su cui versarti gli incassi.
Per la documentazione sanitaria va bene quello che hai: la SCIA, la notifica sanitaria (Reg. CE 852/2004), la registrazione ASL/HACCP o l'autorizzazione del Comune. È la pratica che hai presentato per poter aprire il locale; se non la trovi, te la ridà il commercialista o il tecnico che ha curato l'apertura.
Li vede solo l'amministrazione: non compaiono da nessuna parte nell'app.
Ti attiviamo noi, dopo aver controllato che sia tutto a posto. Ricevi un'email quando il locale è online e i clienti possono ordinare.
SubitoFood Locali c’è sia per iPhone sia per Android. Scaricala e entra con la stessa email: da lì gli ordini ti arrivano come notifica, e con la stampante collegata la comanda esce da sola.
2. La scheda del locale
È quello che il cliente vede prima di ordinare. Vale la pena curarla.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Foto di copertina | La prima cosa che si vede nell'elenco. Senza, il tuo locale sembra uguale a tutti gli altri |
| Indirizzo | Da lì calcoliamo la distanza dal cliente. Se è sbagliato, ordini vicini vengono rifiutati e ordini lontani accettati |
| Telefono | Serve al rider quando arriva a ritirare |
| Ordine minimo | Sotto questa cifra il cliente non può ordinare. Decidi tu |
| Tempo di preparazione | Una media, per stimare l'orario di consegna. Poi su ogni ordine indichi il tempo vero |
| Codice destinatario o PEC | Dove ti mandiamo la fattura mensile delle commissioni. Se non conosci il codice scrivi sette zeri (0000000): la fattura e valida, ma la trovi solo nel cassetto fiscale e senza avviso |
| IBAN | Si carica insieme ai documenti. Se lo cambi, avvisaci: un bonifico su un conto chiuso torna indietro |
Quando lo salvi controlliamo che esista davvero e ricaviamo le coordinate. Se compare un avviso, correggi via e numero civico: un indirizzo impreciso si traduce in consegne che risultano fuori zona quando non lo sono.
L'interruttore «Accetto ordini»
In cima alla scheda. Spegnilo quando sei sotto pressione e non ce la fai a prendere altro: smetti di ricevere ordini senza sparire dall'app, e lo riaccendi quando vuoi.
È molto meglio che rifiutare gli ordini uno dopo l'altro: il cliente non fa il carrello per poi vederselo rifiutare, e a te non arriva la notifica.
3. Il menu
Il menu è fatto di categorie — Antipasti, Pizze, Bibite — e dentro ognuna i piatti.
Le foto contano
Un menu senza foto vende molto meno. Non serve un fotografo: col telefono, di giorno, vicino a una finestra, senza flash. Le riduciamo noi automaticamente, quindi non preoccuparti del peso.
Varianti e aggiunte
| Cosa | Quando usarla |
|---|---|
| Variante | Una scelta obbligatoria fra alternative: la dimensione di una pizza, il tipo di pasta. Il cliente deve sceglierne una |
| Aggiunta | Un extra facoltativo con sovrapprezzo: doppia mozzarella, funghi. Il cliente ne può prendere quante vuole, o nessuna |
Gli allergeni
Indicarli è un tuo obbligo di legge, esattamente come sul menu cartaceo. Un'informazione sbagliata può fare male a qualcuno, e la responsabilità è tua.
Se un piatto finisce
Segnalo esaurito invece di cancellarlo: sparisce dal menu dei clienti e torna con un tocco quando lo rifai. Cancellandolo perderesti foto, varianti e prezzi, da rifare da capo.
4. Gli orari
Per ogni giorno puoi indicare più fasce: così gestisci la pausa pomeridiana senza problemi, per esempio 12:00–15:00 e poi 19:00–23:30.
Se chiudi dopo mezzanotte scrivi comunque l'orario reale — 19:00–01:00 funziona correttamente.
C'è un pulsante per copiare gli orari su tutti i giorni: compili il lunedì e poi sistemi solo le eccezioni.
Per una chiusura breve usa l'interruttore «Accetto ordini»: è immediato e non ti fa perdere gli orari impostati. Per una chiusura lunga scrivici, e ti sospendiamo il locale finché non torni.
5. Ricevere e gestire un ordine
L'avviso
Quando arriva un ordine il pannello suona, e continua finché non lo apri. Il suono funziona in qualsiasi schermata del pannello, non solo in quella degli ordini.
I telefoni non lasciano suonare una pagina web finché non la tocchi almeno una volta. All'inizio del servizio apri il pannello e premi il pulsante dell'avviso sonoro: senza, gli ordini arrivano in silenzio.
I passaggi di un ordine
Accetta e indica il tempo.
Quanti minuti ti servono davvero. Il cliente lo vede, e su quel tempo organizziamo il ritiro del rider: se dici quindici minuti e ne servono quaranta, il rider aspetta in negozio.
In preparazione. Premilo quando cominci davvero.
Pronto. È il passaggio più importante: da qui cerchiamo un rider e glielo assegniamo.
Premilo quando il sacchetto è chiuso sul bancone, non prima.
Il rider ritira e da lì in poi non devi fare più nulla: il cliente viene avvisato da solo a ogni passaggio.
Stampare la comanda
Il pannello stampa su una stampantina termica Bluetooth, quella da scontrini. Non serve un computer né una stampante a fogli: basta il telefono o il tablet che usi per gli ordini.
Accendi la stampantina, poi nel pannello vai su Il mio locale e scorri fino in fondo: nel riquadro Stampante Bluetooth premi Collega la stampante e scegli la tua dall’elenco. Poi accendi l’interruttore in cima. Fatto questo, non ci torni più.
Da quel momento, quando arriva un ordine la comanda esce da sola: non devi toccare niente. Funziona finché il pannello è aperto sul telefono, che è come lo si tiene durante il servizio.
Se hai installato Tiny Print, l’app della stampantina, tienila chiusa. Una stampante parla con un telefono alla volta: finché Tiny Print è aperta tiene lei la linea, e il pannello dice che non trova la stampante anche se ce l’hai davanti accesa.
Vale sia su iPhone sia su Android: la comanda esce da sola in tutti e due i casi, e in tutti e due Tiny Print va tenuta chiusa.
Sulla scheda di ogni ordine ci sono due pulsanti, e stampano due fogli diversi:
Stampa comanda — il foglio per la cucina.
Piatti, quantità, varianti e note del cliente. Nessun prezzo: a chi prepara servono le quantità, non i conti.
Riepilogo cliente — il foglio da mettere dentro il sacchetto.
L’elenco di cosa ha ordinato, così il cliente controlla di aver ricevuto tutto. L’indirizzo non c’è: ce l’ha il rider nella sua app, dove serve. Sul foglio trovi il nome, che basta ad accoppiare il sacchetto alla persona.
La comanda esce da sola. Il riepilogo lo stampi tu, premendo il pulsante: con la stampante collegata il foglio esce subito, senza passare per nessun’altra app.
Gli ordini già consegnati restano in fondo alla schermata degli ordini per due ore, sotto «Appena consegnati», con i pulsanti di stampa. Da lì ristampi quello che ti serve senza chiamare nessuno.
Due cose che trovi sul foglio
Le posate. Sulla comanda compare + POSATE USA E GETTA solo quando il cliente le ha chieste. Se non c’è scritto niente, non metterle: nella maggior parte dei casi il cliente mangia a casa e le ha già.
Il codice quadrato in fondo al riepilogo compare solo sugli ordini già pagati. Serve al rider: lo inquadra al ritiro e l’app gli conferma che sta prendendo il sacchetto giusto. Tu non devi farci niente, basta che il foglio sia dentro. Sugli ordini in contanti non c’è, perché lì il rider anticipa i soldi di tasca sua e se ne accorgerebbe da solo di aver sbagliato busta.
Cosa mettere nel sacchetto
- L'ordine completo, controllato una seconda volta
- Il documento commerciale: lo scontrino del cibo lo emetti tu, come per qualsiasi altro cliente
- Confezioni chiuse bene: il cibo fa un viaggio in moto
Se non puoi accettare
Rifiuta subito, senza aspettare. Il cliente viene avvisato, non paga nulla e se aveva pagato con carta viene rimborsato per intero. Un ordine rifiutato dopo venti minuti è molto peggio di uno rifiutato subito.
6. Gli incassi
Nella sezione Incassi vedi in ogni momento quanto hai maturato, giorno per giorno, già al netto della commissione.
Come si compone un ordine
Su un ordine da 20 € di cibo:
| Voce | Chi la incassa |
|---|---|
| 20,00 € di piatti | Tuoi, meno la commissione |
| 2,99 € di consegna | SubitoFood |
| 1,60 € di costo di servizio | SubitoFood |
La commissione si calcola solo sui piatti, non sulla consegna né sul costo di servizio. Con il 14%: su 20 € di venduto sono 2,80 €, e a te restano 17,20 €.
Contanti e carta
Li teniamo separati nel riepilogo, perché sono due flussi diversi: quelli con carta li incassiamo noi, quelli in contanti li incassa il rider e passano comunque da noi. In entrambi i casi ti versiamo il netto con la periodicità concordata.
Prima di ogni pagamento ricevi il prospetto con il dettaglio ordine per ordine: se qualcosa non torna si controlla riga per riga, invece di discutere su un totale.
La fattura delle commissioni
Ogni mese ti emettiamo una fattura elettronica per le commissioni maturate. Arriva al codice destinatario o alla PEC che hai indicato nella scheda.
7. Quando qualcosa va storto
Dal pannello, sezione Aiuto, oppure direttamente dall'ordine con «Segnala un problema»: il numero dell'ordine viene compilato da solo.
Ti rispondiamo lì dentro, e la conversazione resta.
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Il rider non arriva | Segnalalo subito. Il cibo si fredda mentre aspettiamo |
| Hai sbagliato il tempo indicato | Scrivici: aggiorniamo il cliente |
| Un cliente si è lamentato con te | Mandalo da noi: il servizio clienti è nostro, non tuo |
| Il pannello non suona | Premi il pulsante dell'avviso sonoro. Se non basta, scrivici |
| Devi chiudere all'improvviso | Spegni «Accetto ordini». Per più giorni, scrivici |
Chi risponde di cosa
| Problema | Di chi è |
|---|---|
| Piatto sbagliato, ingredienti mancanti, qualità | Tuo |
| Allergeni non indicati | Tuo |
| Ordine mai arrivato, cibo rovesciato in viaggio | Nostro |
| Ritardo nella preparazione | Tuo |
| Ritardo nel ritiro o nella consegna | Nostro |
Il cliente si lamenta con noi. Verifichiamo e decidiamo il rimborso; quando il problema è tuo, il costo viene scalato da quanto ti spetta e lo vedi nel prospetto con il motivo scritto. Non è mai automatico: c'è una persona che valuta, e se non sei d'accordo se ne parla.
8. Domande frequenti
Solo la commissione sugli ordini che ricevi. Nessun costo di attivazione, nessun canone, nessun vincolo di durata. Se non arrivano ordini, non paghi nulla.
Sei libero di farlo, ma ti consigliamo di tenerli allineati: un cliente che scopre la differenza si sente preso in giro, e lo dice.
No. Il pannello funziona sul telefono che già hai. Se hai un tablet in negozio è più comodo, ma non è necessario.
No, e non ti serve: alla consegna pensiamo noi. Tu vedi cosa ha ordinato e le sue note.
No. Quei dati puoi usarli solo per preparare quell'ordine: è scritto nei termini e la legge sulla privacy è netta.
Ci avvisi e ti disattiviamo, senza preavviso e senza penali. Quello che hai maturato ti viene versato comunque.
Non c'è un limite imposto da noi: lo decidi tu con l'interruttore «Accetto ordini» e con i tempi di preparazione che indichi.
Tu, per il cibo, come per qualsiasi altro ordine: lo batti sul tuo registratore e lo metti nel sacchetto. Noi emettiamo il documento solo per la consegna e il costo di servizio, che sono nostri.
Se qualcosa non è chiaro
Scrivici dalla sezione Aiuto del pannello, oppure a partner@subitofood.it.
Risponde una persona, non un sistema automatico.